Revista Nexos Científicos
Enero-Junio 2024 pp. 55-62
Volumen 8, Número 1
Fecha de recepción: abril 2024
ISSN: 2773-7489
Correo: editor@istvidanueva.edu.ec
URL: http://nexoscientificos.vidanueva.edu.ec/index.php/ojs/index
Fecha de aceptación: mayo 2024
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Sistematización de la gestión de bienes en el Instituto Nelson Torres
Chimarro Amaguaña Juan1; Luzón Maldonado Martín 2 Pupiales Chacón Kevin3 Cedeño Puga Jordan4
1,2 Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres –– Carrera de Desarrollo de Desarrollo de Software, Cayambe – Ecuador
Juan.chimarro@intsuperior.edu.ec
Resumen: La investigación se enfoca en el diagnóstico de todos los procesos de gestión de bienes del
Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres en la ciudad de Cayambe, Ecuador, con ello realizar un
análisis para la sistematización de la gestión de bienes. El objetivo principal es es elaborar un diagnóstico
sobre todos los procesos que se lleva a cabo dentro de la unidad de gestión de bienes para facilitar la
asignación eficiente de recursos, mejorar la toma de decisiones estratégicas, garantizar la transparencia
en los procesos de adquisición y disposición de bienes. Este articulo tiene un enfoque de investigación
mixta, combinando métodos cuantitativos y cualitativos para obtener una comprensión completa de la
problemática y las necesidades del departamento de bienes del instituto. Además, la metodología
permitirá identificar los desafíos y demandas del sistema, así como proponer soluciones adecuadas. Entre
las herramientas y tecnologías disponibles para la automatización de procesos se estudiarán: software de
gestión empresarial (ERP), sistemas de flujo de trabajo (workflow), y herramientas de integración y
automatización robótica de procesos (RPA). También se analizarán casos de estudio que ilustren la
implementación exitosa de la automatización en diversos contextos.
Palabras clave: sistematización, gestión de bienes, tecnología empresarial, metodologías de desarrollo
de software, enfoques ágiles.
Abstract
Systematization of asset management at the Nelson Torres Institute
The research is based on developing a diagnosis of all asset management processes at the Nelson Torres
Higher Technological Institute in the city of Cayambe, Ecuador, and using this to conduct an analysis for
the systematization of asset management. The main objective is to develop a diagnosis of all processes
carried out within the asset management unit to facilitate efficient resource allocation, improve strategic
decision-making, and ensure transparency in asset acquisition and disposal processes. This project has a
mixed research approach, combining quantitative and qualitative methods to obtain a comprehensive
understanding of the problems and needs of the institute's asset department. Additionally, the
methodology will allow for the identification of system challenges and demands, as well as proposing
appropriate solutions. Among the tools and technologies available for process automation, the following
will be studied: enterprise resource planning (ERP) software, workflow systems, and robotic process
automation (RPA) integration tools. Case studies illustrating the successful implementation of
automation in various contexts will also be analyzed.
Key Words: systematization, asset management, business technology, software development
methodologies, agile approaches.
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1. INTRODUCCIÓN
La presente investigación tuvo como propósito
desarrollar un diagnóstico sobre todos los
procedimientos que se llevan a cabo dentro de la
Unidad Bienes a fin de realizar un análisis para la
sistematización de la gestión que se efectúa en la
unidad mencionada del Tecnológico Nelson
Torres.
El Instituto ubicado en el Cantón Cayambe,
cumple un papel fundamental en el desarrollo
educativo y cultural, al ser una entidad del sector
público cuenta con bienes muebles e inmuebles
que representan una inversión alta. La gestión de
sus activos es un desafío debido a la carencia de
procesos y procedimientos estructurados y claros
que proporcione información completa, precisa y
que permita la administración eficiente de dichos
recursos.
La gestión de bienes debe responder a una serie
de lineamientos dictados por los entes de control
del sector público, a fin de evitar sanciones, por lo
que requiere de un control y supervisión
permanente.
Con el propósito de mejorar la administración
manual de bienes y reducir el riesgo de errores en
el suministro de información de los mismos, se
propone la implementación de un sistema que
busca la gestión integral y automatizada, para la
generación de reportes con información
actualizada que permita la toma de decisiones,
garantizando la transparencia en el uso y
aprovechamiento de recursos.
Para lo cual, haciendo uso de las herramientas
para la automatización, se pretende analizar el
estado del arte de las tecnologías de la
información aplicadas a la gestión de empresas y
activos, y proponer un sistema automatizado que
incluye la implementación de un Enterprise
Resource Planning (ERP), Workflow y Robot
Process Automation (RPA), con el objetivo de
optimizar la gestión de los activos mencionados.
La innovación a través del uso de tecnologías
administrativas, permite a las empresas
incrementar su madurez digital, se contribuya al
desarrollo sostenible de la región y a la formación
de estudiantes, docentes e investigadores en torno
a la colaboración empresarial y la aplicación de
tecnologías para la gestión eficiente de los
activos.
2. METODOLOGÍA
La investigación aplicó un enfoque mixto que
combinó métodos cualitativos y cuantitativos para
conocer la problemática y las necesidades del
departamento de bienes del Instituto Superior
Tecnológico Nelson Torres.
La investigación fue de tipo descriptiva, puesto a
que se
en el departamento de bienes y las posibles
soluciones mediante un sistema automatizado.
Entre las técnicas de investigación utilizadas se
emplearon encuestas estructuradas, entrevistas
semiestructuradas, observación y revisión
documental. Además, se aplicó análisis
estadístico para procesar los datos cuantitativos y
análisis de contenido para abordar los datos
cualitativos.
3. RESULTADOS
El Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres
al ser una institución de Educación Superior
Pública se rige a los reglamentos del sector
público por lo que se citará a la (Contraloría
General del Estado, 2020), quien es el ente que
establece normas y disposiciones para la gestión
eficiente de los bienes del sector público. La
metodología utilizada para lograr este objetivo
implica la definición de requisitos para la
participación en remates en línea o por medios
electrónicos, la designación de responsables para
la administración de bienes, la elaboración de
informes técnicos y registros contables, entre
otros aspectos.
Reglamento de la Unidad de Bienes del
Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres
Se enfoca en la administración de los bienes e
inventarios de la institución y no está
directamente relacionado con la estructuración de
un manual de procesos para la investigación. Sin
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embargo, se pudo proporcionar algunos
parámetros útiles para la creación de un manual
de procesos:
• Se da inicio con cada período dónde se
empieza por hacer inventarios de aulas con
cada docente, se estipula dos semanas para
realizar dicha actividad.
• Se realiza las actas de responsabilidad de
aulas de cada docente en Word.
• Se realiza un oficio al señor rector de la
unidad educativa sobre la corresponsabilidad
de las aulas compartidas.
• Se realiza el inventario de activos fijos del
instituto por cada lugar de trabajo.
• Se realiza actas de constatación de puestos de
cada uno de los docentes en Word.
• Se envía el reporte de bienes a Secretaría de
Educación Superior, Ciencia Tecnología e
Innovación (SENESCYT) los mismos que
son pedidos en el período de octubre a
noviembre de cada año.
• Se realiza la constatación física con los
funcionarios de SENESCYT en el mes de
diciembre.
• Cuando se recibe nuevas donaciones por
parte de SENESCYT u otros organismos
públicos se procede a la recolección y conteo
físico de los mismos.
• Se registra en la base de datos de inventarios
creada en Excel (se debe automatizar).
• Se procede a registrar los bienes en dicha
base poniendo la clase de bien, registrando la
marca, modelo y serie de cada uno con las
respectivas actas de donación que nos da la
institución que dona.
• Se procede a poner los custodios de los bienes
en dicha base.
• Se realiza las actas de uso y responsabilidad
a cada custodio en Word (se debe
automatizar).
• Se procede a hacer firmar uno por uno las
actas a los docentes responsables de cada uno
de los bienes.
• En cuanto equipos informáticos se debe
recibir anomalías de funcionamiento y
reportar al departamento de TICS y gestionar
la visita de los técnicos para programar una
visita de arreglo.
• En cuanto a extintores se debe hacer un
registro y codificación en la base de
inventarios, se debe registrar las recargas y
poner cuales extintores ya han caducado.
• Se debe buscar físicamente los extintores en
las aulas y poner etiquetas en caso de haber
sido arrancadas.
• Se debe realizar un inventario con extintores
que necesitan recargas para informar a
SENESCYT cuando se requiera
Tecnologías de la información aplicadas a la
gestión de activos empresariales y educativos
La investigación de (Zambrano-Martillo &
Murillo-Mora, 2020) es de tipo no experimental,
descriptiva y se aplicó el método cuantitativo para
recopilar información mediante encuestas
direccionadas al personal docente, administrativo
y obrero de la Universidad Técnica de Manabí
(UTM), que tuviesen a su cargo el manejo y
custodia de activos fijos, para realizar un análisis
de su manejo y cómo estos contribuyen al
desarrollo de la gestión institucional. También se
utilizó documentación bibliográfica, técnica de
recolección de datos y revisión de normativas
internacionales sobre las ciencias contables que
permitieron un adecuado análisis de la
información recabada. Entre los resultados
destaca que los montos financieros denotan
variaciones significativas como en el caso de los
muebles que tienen un incremento del 176% en el
año 2018 con relación al año 2017, así mismo los
vehículos y parque automotor presentan un
incremento del 30,82%. Además, con la
aplicación de las encuestas se pudo conocer la
opinión de los trabajadores encuestados, sus
percepciones de la gestión de activos fijos y se
identificaron algunas debilidades en el control y
mantenimiento de los mismos.
(Moreno et al., 2022) realizó un análisis y diseño
de un Sistema de Gestión de Bienes Materiales
para la Dirección de Coordinación Regional de
Educación Básica. La metodología empleada fue
la Metodología Cascada, en la que el desarrollo de
software se divide en etapas sucesivas, cada una
de ellas depende de la anterior, para el desarrollo
del sistema. Además, para la obtención de los
requerimientos se empleó una entrevista al
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usuario y la observación de documentos. Los
resultados obtenidos fueron la creación de un
sistema útil para la administración de bienes
dependientes de la institución responsable de los
recursos de la Secretaría de Educación Pública y
el diseño de un sistema amigable y de fácil
manejo.
(Perea et al., 2024) generó un estudio de un
control de inventario para una mejor eficiencia a
la Ferretería combinó aspectos cualitativos y
cuantitativos para abordar de manera integral la
problemática del control de inventarios en el
establecimiento. Se realizó una revisión
documental exhaustiva, se aplicaron encuestas y
entrevistas al personal de la empresa y se
realizaron fichas de observación para registrar las
actividades relacionadas con el control de
inventario en la empresa. El resultado del estudio
muestra que la mayoría de los empleados poseen
la capacitación necesaria para manejar
adecuadamente el inventario de mercadería, pero
aún existe un segmento significativo que podría
beneficiarse de formación adicional en esta área.
Además, se destaca la necesidad de implementar
un sistema contable para un registro más preciso
y eficiente y se identificó la falta de capacitación
adecuada entre los empleados para manejar y
registrar el inventario correctamente como un
factor crítico observado. Por último, se proponen
estrategias para mejorar la gestión de inventarios
que incluyen la implementación de sistemas
automatizados para reducir los errores humanos
en la gestión de inventarios y la realización de
capacitaciones adicionales para el personal.
El trabajo de (Mera Peñaherrera, 2016), presentó
el diseño de un Manual de Administración y
Control para los Activos Fijos en Instituciones
Educativas, proporcionando una guía para que las
actividades administrativas se faciliten y
racionalice el talento humano. El trabajo utilizó
una metodología conformada por métodos
analítico, sintético y dialéctico; y se aplicó la
entrevista para la recolección de información.
Para optimizar procesos en la Unidad de Control
de Bienes de la Universidad Técnica de Cotopaxi,
(Caiza Mejía & Perlaza Mina, 2022), recopilaron
la información por medio de encuestas,
entrevistas y observación. También utilizaron el
método deductivo para determinar los puntos
claves dentro de la unidad y el método inductivo
para analizar la situación actual y ayudar al
desarrollo de la propuesta. Asimismo, se aplicó el
método analítico-sintético para separar las partes
del todo y estudiarlas individualmente. Los
resultados incluyeron la identificación de puntos
clave como: mejora del espacio de
almacenamiento, la selección de los medios de
almacenamiento, distribución y selección de las
herramientas, así como la implementación del
método ABC para la clasificación y ubicación del
inventario en el almacén. También se logró
determinar el inventario óptimo de los artículos en
el área de almacenaje, obtener los costos de
manejo y componentes, y eliminar costos
innecesarios o minimizarlos al máximo.
(Mogollón Espinoza & Puedmag Pérez, 2021),
planteó un modelo de auditoría para la gestión de
mantenimiento de activos físicos a través de un
caso de estudio. En el cual incluye un proceso de
auditoría detallado con fases específicas, la
aplicación del modelo analítico en red ANP
(Proceso de Análisis de Redes) para la
ponderación de criterios y subcriterios de
auditoría, la elaboración de matrices de
comparación pareada y encuestas a expertos para
establecer prioridades entre los elementos que
influyen en el proceso de mantenimiento. En
cuanto a los resultados, se proporciona un
instrumento de evaluación detallado para auditar
los procesos de mantenimiento, lo que facilita la
identificación de hallazgos y la comparación de
los criterios de auditoría con la información
documentada pertinente.
(Loyola-Torres et al., 2020), desarrolló un
sistema integral de gestión para el control y
contabilización de activos fijos en una
Universidad. Mostro la necesidad de reforzar la
socialización de procedimientos de compra de
bienes para evitar la recepción de información no
confiable y mejorar la organización y control de
los activos fijos de la universidad.
La investigación de (Apunte García & Rodríguez
Piña, 2016), diseñó e implementó una aplicación
de sistema de gestión en Inventarios en una
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empresa ecuatoriana. Los resultados demostraron
la necesidad y ventajas del diseño de un sistema
de control de inventarios en las empresas del
Sindicato de Choferes y los efectos y
consecuencias de la ausencia de este sistema en
estas empresas. La implementación del sistema de
control de inventarios permitió mejorar la
eficiencia en la gestión administrativa, tener
información oportuna y veraz para la toma de
decisiones óptimas, y contar con información de
respaldo en formato digital, entre otros
beneficios. Los autores diseñaron el sistema de
control de inventarios utilizando Microsoft
Access, un software de gestión de bases de datos
muy conocido y utilizado.
(Segura Vitor, 2018), evaluó la influencia de la
implementación del Sistema de Gestión de
Inventario en las instituciones educativas
integradas. Lo realizó a través del método
científico y la Metodología de Desarrollo de
Software Rational Unified Process (RUP). El tipo
de investigación es aplicada, con un nivel
explicativo y un diseño de investigación
Preexperimental. La optimización del tiempo
promedio de registros en el control de bienes en
un 86.77%, incremento en el porcentaje de bienes
identificados en un 65.50%, incremento en el
porcentaje de reportes por colegios en un 57.71%.
En promedio, el sistema de gestión de inventario
influyó significativamente en un 67.27% en el
control de bienes en las instituciones educativas
integradas.
(Rosas Huaman & Esteban Bejarano, 2023),
Desarrollar un modelo de gestión integral de
bienes muebles estatales mediante el sistema
RFID para la Corte Superior de Justicia de Lima
Este CSJLE en 2022. La metodología utilizada
incluye identificar requerimientos de información
del sistema integrado, según la guía de la
GERENCIA DE INFORMÁTICA de la CSJLE,
y la contrastación de hipótesis mediante
estadística inferencial. Los resultados incluyen la
validación del modelo de gestión integral de
bienes muebles estatales mediante el sistema
RFID para la CSJLE, contrastando los resultados
con investigaciones anteriores y obteniendo
resultados positivos en la aplicación de la
tecnología RFID para la gestión de activos
tangibles gubernamentales.
4. DISCUSIÓN
Metodología de Desarrollo de Software para la
gestión de empresas e instituciones
La investigación de (Moniruzzaman & Akhter
Hossain, 2014), proporciona una comprensión
profunda de los principales beneficios del
enfoque de desarrollo ágil en la industria del
desarrollo de software, así como proporcionar un
informe de estudio comparativo de las
metodologías de desarrollo de software ágil y
tradicionales. Los principales beneficios del
enfoque ágil son el aumento de la satisfacción del
cliente, la entrega temprana y continua de
software, la flexibilidad para cambiar requisitos,
la reducción de costos y tiempos y la mejora de la
calidad del software. Además, se descubrió que
los enfoques ágiles son más efectivos en la gestión
del proyecto, la participación del cliente y el
desarrollo incremental. En cuanto al éxito de la
implementación, se encontró que la adopción de
enfoques ágiles es cada vez más común en la
industria del software por sus beneficios y crece
al uso de métodos ágiles en comparación con los
tradicionales.
El trabajo de (Stefanova & Georgiev, 2014) indica
que las metodologías ágiles de desarrollo de
software (como SCRUM, Extreme Programming,
Adaptive Software Development, Feature Driven
Development, entre otras) son una herramienta
efectiva para reducir los riesgos asociados con la
gestión de proyectos de software. Estas
metodologías se caracterizan por su flexibilidad,
adaptabilidad y su enfoque en la colaboración y la
iteración constante entre los desarrolladores y el
cliente. Además, los autores destacan que la
implementación exitosa de estas metodologías
puede mejorar la calidad y usabilidad del
producto final y reducir los costos en el desarrollo
del software.
(Chow & Cao, 2008), identificó tres factores
críticos de éxito para proyectos de desarrollo de
software ágiles: (a) Estrategia de entrega, (b)
Técnicas de ingeniería de software ágil, y (c)
capacidad del equipo. Los resultados indicaron
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que algunos de los factores que se cree que son
esenciales para el éxito de los proyectos ágiles,
como el fuerte compromiso ejecutivo o el
patrocinio, no son factores críticos. Se discuten
las limitaciones del estudio y se proporcionan
interpretaciones para los profesionales.
(Sharon et al., 2010), desarrollo un marco de
decisión que presenta al usuario el proceso de
desarrollo de software más adecuado según las
características del proyecto. Además, se
proporciona una guía básica para el usuario sobre
cómo utilizar el marco y qué pasos a seguir. Los
procesos de desarrollo de software incluidos en el
marco son el modelo de cascada, el proceso
unificado de racionalización, el modelo en V, el
modelo en espiral, la programación extrema,
Scrum, Feature Driven Development y el método
de desarrollo de sistemas dinámicos. La
investigación concluye que el marco de decisión
es una herramienta adecuada para analizar
proyectos de software y seleccionar un proceso de
desarrollo de software apropiado.
Realización de inventarios físicos de los bienes de forma periódica
Nota. 9,1% de las respuestas indican que se realizan inventarios
físicos de forma periódica.
90,9% de las respuestas indican que no se realizan
inventarios físicos de forma periódica.
Estos resultados proporcionan una visión general
de la gestión de bienes en el Instituto Superior
Tecnológico Nelson Torres, destacando áreas de
fortaleza y posibles áreas de mejora.
Basados en los resultados de la encuesta, se puede
realizar un análisis sobre la factibilidad de generar
una sistematización de los procesos de bienes en
el Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres.
Considerando los aspectos positivos y las áreas de
mejora identificadas, la factibilidad de generar
una sistematización de los procesos de bienes en
el Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres
parece viable. Sin embargo, es crucial abordar las
áreas de mejora identificadas, como la custodia de
bienes inmuebles, la claridad en los
procedimientos de adquisición de bienes y la
codificación de los bienes. La sistematización de
estos procesos podría contribuir a una gestión más
eficiente y transparente de los activos de la
institución.
Factores que respaldan la factibilidad
La presencia de una sección o unidad para el
control de bienes y la designación por escrito de
un responsable dan una base sólida para
implementar un sistema sistematizado de gestión
de bienes.
Formación Profesional del Personal: Aunque el
61.1% de las respuestas indican que el
responsable de la unidad de bienes tiene
formación profesional idónea, esta proporción
sugiere que al menos una parte del personal
encargado de la gestión de bienes cuenta con la
formación adecuada para participar en la
implementación de un sistema sistematizado.
Áreas de Mejora Cruciales
Custodia de Bienes Inmuebles: La baja
proporción de respuestas que indican que los
bienes inmuebles se encuentran debidamente
custodiados señala una necesidad urgente de
mejorar los procedimientos de seguridad y
custodia de los activos inmuebles de la
institución.
Claridad en los Procedimientos de Adquisición de
Bienes: La ambigüedad en cuanto a si la
adquisición de bienes está en sujeción con los
procedimientos descritos en el reglamento sugiere
la necesidad de establecer procesos claros y
transparentes para la adquisición de bienes.
Codificación de los Bienes: La baja proporción de
respuestas que indican que los bienes se
encuentran debidamente codificados destaca la
importancia de implementar un sistema de
codificación efectivo para facilitar la ubicación y
seguimiento de los bienes.
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Se destaca la importancia de la gestión de bienes
en un Instituto de Educación Superior y su
impacto en la eficiencia y transparencia de los
procesos administrativos. La investigación revela
la necesidad de contar con un manual de
procedimientos para la gestión de bienes que
permita establecer procesos claros y
transparentes para la adquisición y disposición
de los mismos. Además, la implementación de
un sistema automatizado de gestión de bienes
permitirá mejorar la toma de decisiones
estratégicas y optimizar la asignación de
recursos, lo que redundará en beneficios para
toda la comunidad educativa y el correcto
funcionamiento de la institución. Se destaca la
importancia de una planificación adecuada y
coordinación entre el personal responsable, los
departamentos administrativos y la alta dirección
de la institución para implementar y dar
seguimiento a un sistema de gestión de bienes
eficaz y sostenible en el tiempo
5. CONCLUSIONES
la investigación realizada demuestra la
importancia de la gestión de bienes en el Instituto
Superior Tecnológico Nelson Torres y la
necesidad de contar con un sistema automatizado
que permita establecer procesos claros y
eficientes en la adquisición y disposición de los
mismos. El estudio propone la utilización de
herramientas y tecnologías como el software de
gestión empresarial (ERP), sistemas de flujo de
trabajo (workflow) y automatización robótica de
procesos (RPA), así como la metodología mixta
que combine métodos cuantitativos y cualitativos
para obtener una comprensión completa de la
situación y necesidades del departamento de
bienes del instituto.
De esta forma, se espera mejorar la eficiencia de
los procesos de gestión de bienes, la asignación de
recursos, la toma de decisiones estratégicas, la
transparencia en los procesos de adquisición y
disposición de bienes, así como reducir los costos
y tiempos en la gestión administrativa.
Finalmente, se destaca la importancia de la
coordinación entre el personal responsable, los
departamentos administrativos y la alta dirección
de la institución para asegurar que la
implementación y seguimiento del sistema de
gestión de bienes sea efectiva y sostenible en el
tiempo.
Considerando los aspectos positivos y las áreas de
mejora identificadas, la factibilidad de generar
una sistematización de los procesos de bienes en
el Instituto Superior Tecnológico Nelson Torres
parece viable. Sin embargo, es crucial abordar las
áreas de mejora identificadas, como la custodia de
bienes inmuebles, la claridad en los
procedimientos de adquisición de bienes y la
codificación de los bienes. La implementación de
un sistema sistematizado de gestión de bienes
podría contribuir significativamente a mejorar la
eficiencia, transparencia y seguridad en la
administración de los activos de la institución.
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